Як перенести контакти з переписок у CRM без втрат

Перенос контактів із месенджерів у CRM починається не з вивантаження, а з рішення, кого не переносити: беруться активні діалоги за останні три місяці, решта лишається в історії каналу. Далі — шість полів на контакт і одне правило, як нові потраплятимуть у базу.

Найчастіша помилка — спроба перенести все. У результаті в CRM опиняється тисяча рядків, з яких дев’ятсот ніколи не відкриють, а звітність перестає щось означати.

Які поля потрібні насправді?

Шість. Кожне наступне поле — це клітинка, яку хтось має заповнювати.

1. 1

   Ім'я та канал

   Як звертатися і де писати. Без каналу контакт марний: телефон із WhatsApp не допоможе знайти людину в Direct.

2. 2

   Ідентифікатор у каналі

   Нік в Instagram, номер у WhatsApp. Це те, за чим ви фактично відкриваєте діалог.

3. 3

   Дата останнього контакту

   Головне поле для пріоритезації. Без нього база старіє непомітно.

4. 4

   Статус і примітка

   На якому етапі й один рядок контексту. Саме примітка робить наступне повідомлення доречним.

Що можна вивантажити, а що доведеться руками?

WhatsApp дає телефони через збережені контакти. Наявні таблиці замовлень і бухгалтерські файли — теж джерело. А от Instagram Direct і Messenger повного експорту переписок із контактами не дають, тому активні діалоги переносяться руками.

Це виглядає як проблема, але насправді працює як фільтр: коли кожен контакт треба ввести самому, спокуса перенести все зникає сама.

Як розібратися з дублями?

Одна людина легко існує у вас тричі: як номер із WhatsApp, як нік в Instagram і як рядок у таблиці замовлень. Об’єднувати такі записи автоматично по імені небезпечно — «Олена К.» у базі буде кілька.

Робочий підхід: об’єднуйте вручну тільки тоді, коли збігається щось унікальне — номер телефона, адреса доставки або впізнаваний контекст замовлення. Решту лишайте окремо; два записи гірші за одне помилкове злиття, після якого історія двох різних клієнтів змішалася.

Що зробити, щоб база не розсипалася через місяць?

Записати правило, коли контакт потрапляє в CRM. Без нього імпорт — разова акція, після якої все повертається на початок.

Найпростіше робоче правило: контакт заводиться в момент, коли клієнт назвав конкретний товар або спитав про доставку. Раніше — зарано (більшість таких діалогів нічим не закінчиться), пізніше — уже після замовлення, коли частина контексту втрачена.

Чекліст переносу за один вечір

1. Відкрити всі канали, відфільтрувати діалоги за останні 90 днів.
2. Створити таблицю з шести колонок (або відповідні поля в CRM).
3. Пройтися по діалогах згори вниз: ім’я, канал, ідентифікатор, дата, статус, один рядок примітки.
4. Пропускати діалоги без жодної конкретики — вони не контакти, а перегляди.
5. Позначити очевидні дублі; об’єднати лише за унікальним збігом.
6. Записати правило заведення нових контактів і повісити його там, де його видно.